Что такое Workflow? Управление документами: Workflow вопросы
Translate: Polish German Russian
В связи с документами, документооборот средства перемещения документов. Заметки доставки товаров сопровождать грузы и вернуться к продавцу должным образом признано покупателем; счета должны быть направлены на покупателей, и проверяет должны быть направлены к поставщикам, письма должны быть отправлены для многих лиц и организаций; и так далее. В дополнение к внешним коммуникациям показано выше, есть внутреннее перемещение документов. Участники карт должны быть направлены на заработную плату служащим; Pay листы должны двигаться по бухгалтерскому учету и казначейства; Памятки должны переходить от человека к человеку. Необходимость Workflow контроля Если поток документов, контролируется с помощью тщательно разработанных стратегий и процедур, результат был бы хаос. Товар поступил отмечает признал клиенты могут быть неуместными, ведущие к спору о счетах-фактурах. Предназначены получателей официальной памятки спор может когда-либо полученных документов. Сотрудники могут не платят правильно или по времени. Вопросы конфиденциальности и деловые интересы также могут быть скомпрометированы, если поток документов контролируется должным образом. Правовое регулирование необходимо держать несколько видов конфиденциальных данных. Бизнес-интересы могут привести к необходимости сохранить определенные чувствительные данные доступны только несколько ограничены. Если у вас есть недостаточный контроль над потоками документов, конфиденциальность и конфиденциальные данные могут легко оказаться в чужих руках. Виды документов Прежде чем мы посмотрим на то, как управляется документооборота, давайте кратко рассмотрим виды документов, которые возникают при организации бизнеса. Текст документов: письма, отчеты, заявления, контракты Чертежи: Чертежи, организационные диаграммы, Workflow Charts Изображения: Фотографии Печатные материалы: Новости статьи, справочные материалы Форма: счета, заказы, Attendance карт, карт бен Почти каждый из этих документов включает в себя какого-то процесса. Информация должна быть собрана из других документов для подготовки письма или отчета. Контракты должны быть рассмотрены до подписания. Информация из других документов, собранных от других лиц или ведомств, должны быть обобщены для подготовки заявления, как анализ продаж. Управление Workflow Политика и процедуры, тщательно разработанные и надлежащим образом выполнены, являются ключевыми для управления документооборотом. Осуществление будет также включать адекватную подготовку сотрудников, работающих с документами. Политика будет направлена на выявление возможности экономии расходов при удовлетворении различных требований. В отсутствие такой политики, это достаточно легко нести неоправданные расходы. Например, документы могут храниться в течение чрезмерно длительного периода времени, или навсегда, потому что никто не знает, когда документ может быть уничтожен, или как его уничтожить. Процедуры будут осуществлять политику на местах. Документы будут разбиты эффективным для всех заинтересованных лиц. Доступ к конфиденциальным документам будет контролироваться с помощью таких средств, как пароли и разрешения. Необходимые действия будут помечены как они стали должное. Workflow Выкройки Основные функции приведены три слова: Capture, рационального использования и распределения. Данные должны быть захвачен в лучшей точкой рассмотрении удобства и стоимости. Собранные данные должны быть эффективно управлять служить намеченных целей, сохраняя данные в безопасности. Данные и документы должны быть распространены среди заинтересованных лиц в порядке, что обеспечивает их безопасность и свести к минимуму расходы. И основная модель документооборота приводится по: создание, обновление, рассмотрения и утверждения. Когда захватили данные, записи или Документ обычно создается. Процесс создания должна быть разработана для удобства и безошибочной работы. Создано записей и документов, как правило, нуждаются в обновлении изменились, работал над дальнейшим или удалены. Это также должно быть легким и сведение к минимуму ошибок процесса. Один человек редко имеет полный контроль над документом или записи. Надлежащей проверки подлинности и предотвращения ошибок и мошенничества, как правило, требуют, чтобы один или более лиц, не участвующих в создании или обновлении, обзор создал / обновленные документы. Еще одна типичная практика такова, что в то время как создание или обновление выполняется рабочий уровень персонала, он должен быть утвержден руководителем или менеджера, прежде чем положить в предназначению. Таким образом, утверждения, как правило, до последнего процесса документооборота переходит к следующему этапу. Процессов в Workflow Если вы будете наблюдать за операциями в офисе, вы, как правило, находятся следующие процессы, происходящие: Дать или печатая на машинке Изготовление копий Получение письменных или печатных оригиналов или копий Перемещение этих документов к другому человеку, будь то внутри или за пределами организации. (Это может включать несколько препаратов, как положить документ в конверте, или другой защитной упаковке) Связь Денежные операции на основе документальных разрешений Хранение документов прочь, надежно и в организованном порядке В прежние времена, все документы, участвующих бумаги (включая копировальную бумагу) и картона (для папок и ярлыков). Современный Workflow Системы управления документами претерпели радикальные изменения с появлением компьютеров и Интернета. Равно как и рабочий процесс. В современных компьютеризированных и связанные офиса, рабочего процесса обычно связаны с Создание цифровых записей на дисках компьютера Отправка записей других лиц, использующих цифровые средства Получение распечатки в точках необходимости (вместо отправки распечатанных документов вручную, чтобы различные места) Сканирование для преобразования печатных материалов в цифровой формат Использование технологии OCR, чтобы отсканированные документы, редактируемые Изготовление копий в случае необходимости вместо подготовки максимальное количество копий на стадии создания документа сама Использование факса и электронной почты для рассылки документы Современный Workflow инструменты С изменением практики пришли новые инструменты. Факс машины Компьютеры Настольные принтеры Копиры Сканеры Подключение к Интернету Современный рабочий процесс состоит из набрав на компьютерные терминалы или сканирование печатных материалов, печать необходимых документов на рабочем столе или центральный принтер и по электронной почте или факсу документов заинтересованным лицам Появление цифровой подписи протоколы устраняя необходимость в бумажных документах еще дальше. И системах управления содержанием, где многим людям доступ центральную базу данных и совместную работу над документами, сделал документооборот и управление им гораздо более продуктивным.
В связи с документами, документооборот средства перемещения документов. Заметки доставки товаров сопровождать грузы и вернуться к продавцу должным образом признано покупателем; счета должны быть направлены на покупателей, и проверяет должны быть направлены к поставщикам, письма должны быть отправлены для многих лиц и организаций; и так далее. В дополнение к внешним коммуникациям показано выше, есть внутреннее перемещение документов. Участники карт должны быть направлены на заработную плату служащим; Pay листы должны двигаться по бухгалтерскому учету и казначейства; Памятки должны переходить от человека к человеку. Необходимость Workflow контроля Если поток документов, контролируется с помощью тщательно разработанных стратегий и процедур, результат был бы хаос. Товар поступил отмечает признал клиенты могут быть неуместными, ведущие к спору о счетах-фактурах. Предназначены получателей официальной памятки спор может когда-либо полученных документов. Сотрудники могут не платят правильно или по времени. Вопросы конфиденциальности и деловые интересы также могут быть скомпрометированы, если поток документов контролируется должным образом. Правовое регулирование необходимо держать несколько видов конфиденциальных данных. Бизнес-интересы могут привести к необходимости сохранить определенные чувствительные данные доступны только несколько ограничены. Если у вас есть недостаточный контроль над потоками документов, конфиденциальность и конфиденциальные данные могут легко оказаться в чужих руках. Виды документов Прежде чем мы посмотрим на то, как управляется документооборота, давайте кратко рассмотрим виды документов, которые возникают при организации бизнеса. Текст документов: письма, отчеты, заявления, контракты Чертежи: Чертежи, организационные диаграммы, Workflow Charts Изображения: Фотографии Печатные материалы: Новости статьи, справочные материалы Форма: счета, заказы, Attendance карт, карт бен Почти каждый из этих документов включает в себя какого-то процесса. Информация должна быть собрана из других документов для подготовки письма или отчета. Контракты должны быть рассмотрены до подписания. Информация из других документов, собранных от других лиц или ведомств, должны быть обобщены для подготовки заявления, как анализ продаж. Управление Workflow Политика и процедуры, тщательно разработанные и надлежащим образом выполнены, являются ключевыми для управления документооборотом. Осуществление будет также включать адекватную подготовку сотрудников, работающих с документами. Политика будет направлена на выявление возможности экономии расходов при удовлетворении различных требований. В отсутствие такой политики, это достаточно легко нести неоправданные расходы. Например, документы могут храниться в течение чрезмерно длительного периода времени, или навсегда, потому что никто не знает, когда документ может быть уничтожен, или как его уничтожить. Процедуры будут осуществлять политику на местах. Документы будут разбиты эффективным для всех заинтересованных лиц. Доступ к конфиденциальным документам будет контролироваться с помощью таких средств, как пароли и разрешения. Необходимые действия будут помечены как они стали должное. Workflow Выкройки Основные функции приведены три слова: Capture, рационального использования и распределения. Данные должны быть захвачен в лучшей точкой рассмотрении удобства и стоимости. Собранные данные должны быть эффективно управлять служить намеченных целей, сохраняя данные в безопасности. Данные и документы должны быть распространены среди заинтересованных лиц в порядке, что обеспечивает их безопасность и свести к минимуму расходы. И основная модель документооборота приводится по: создание, обновление, рассмотрения и утверждения. Когда захватили данные, записи или Документ обычно создается. Процесс создания должна быть разработана для удобства и безошибочной работы. Создано записей и документов, как правило, нуждаются в обновлении изменились, работал над дальнейшим или удалены. Это также должно быть легким и сведение к минимуму ошибок процесса. Один человек редко имеет полный контроль над документом или записи. Надлежащей проверки подлинности и предотвращения ошибок и мошенничества, как правило, требуют, чтобы один или более лиц, не участвующих в создании или обновлении, обзор создал / обновленные документы. Еще одна типичная практика такова, что в то время как создание или обновление выполняется рабочий уровень персонала, он должен быть утвержден руководителем или менеджера, прежде чем положить в предназначению. Таким образом, утверждения, как правило, до последнего процесса документооборота переходит к следующему этапу. Процессов в Workflow Если вы будете наблюдать за операциями в офисе, вы, как правило, находятся следующие процессы, происходящие: Дать или печатая на машинке Изготовление копий Получение письменных или печатных оригиналов или копий Перемещение этих документов к другому человеку, будь то внутри или за пределами организации. (Это может включать несколько препаратов, как положить документ в конверте, или другой защитной упаковке) Связь Денежные операции на основе документальных разрешений Хранение документов прочь, надежно и в организованном порядке В прежние времена, все документы, участвующих бумаги (включая копировальную бумагу) и картона (для папок и ярлыков). Современный Workflow Системы управления документами претерпели радикальные изменения с появлением компьютеров и Интернета. Равно как и рабочий процесс. В современных компьютеризированных и связанные офиса, рабочего процесса обычно связаны с Создание цифровых записей на дисках компьютера Отправка записей других лиц, использующих цифровые средства Получение распечатки в точках необходимости (вместо отправки распечатанных документов вручную, чтобы различные места) Сканирование для преобразования печатных материалов в цифровой формат Использование технологии OCR, чтобы отсканированные документы, редактируемые Изготовление копий в случае необходимости вместо подготовки максимальное количество копий на стадии создания документа сама Использование факса и электронной почты для рассылки документы Современный Workflow инструменты С изменением практики пришли новые инструменты. Факс машины Компьютеры Настольные принтеры Копиры Сканеры Подключение к Интернету Современный рабочий процесс состоит из набрав на компьютерные терминалы или сканирование печатных материалов, печать необходимых документов на рабочем столе или центральный принтер и по электронной почте или факсу документов заинтересованным лицам Появление цифровой подписи протоколы устраняя необходимость в бумажных документах еще дальше. И системах управления содержанием, где многим людям доступ центральную базу данных и совместную работу над документами, сделал документооборот и управление им гораздо более продуктивным.